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Guide du coordonnateur de site NCLB

2008

 

Le développement de la stratégie et sa mise en œuvre

Le cœur du NCLB c’est sa stratégie. Il est très important que les coordonnateurs NCLB prennent le temps d’examiner ce document puisqu’il sert de guide pour les plans d’action des sites.  La stratégie doit représenter un plan complet et détaillé pour l’amélioration de la qualité de vie des résidents de la communauté.

Une fois que les plans d’action communautaire ont été développés, c’est la responsabilité du comité directeur, des sous-comités et du coordonnateur NCLB de travailler ensemble pour la mettre en œuvre avec succès. 

Nous avons besoins de garder à l’esprit que la plupart des stratégies sont conçues pour atteindre les buts et objectifs sur une période de temps entre trois et cinq ans.  Cependant, on a besoin de plans à court terme pour pouvoir effectuer les activités et évaluer le travail fait afin de faire des corrections de trajectoires s’il y a lieu de la faire.

La section suivante va se focaliser sur la manière d’aider les coordonnateurs à comprendre comment développer et mettre en œuvre un plan d’action annuel pour les quartiers désignés.  En outre, les coordonnateurs apprendront l’importance d’être informés sur le calendrier d’exécution du site local, des exigences de production des rapports, des convocations de réunions et de la cueillette de données nécessaires. 

On pourrait être tenté sur le site de vouloir traiter NCLB comme un programme.  C’est une stratégie!! La tâche des coordonnateurs est d’aider à faire progresser les sites NCLB à travers l’approvisionnement en programmes et services offerts par les partenaires mis en collaborations afin d’atteindre les buts et objectifs. 

Quel est le rôle du coordonnateur NCLB dans le soutien au processus d’évaluation communautaire?

Objectifs de la section :
--  Surmonter les obstacles associés avec la stratégie du site;
--  Soutenir la mise en œuvre de la stratégie;
--  Comprendre le processus d’évaluation communautaire.

Le processus d’évaluation communautaire devrait être un processus continu qui aide à mesurer l’efficacité des buts et objectifs de la stratégie du site dans la recherche de solutions aux besoins de la communauté.  Cette section abordera les composants clés du processus d’évaluation communautaire dans lequel devrait être impliqué le coordonnateur du site. Elle fournit des conseils pour assurer que cette phase sera compatible avec les activités des autres groupes de la communauté.

Identification des frontières réalistes

Les coordonnateurs doivent obtenir en premier lieu les profiles des quartiers désignés faits par l’Université d’Ottawa. Ensuite, ils doivent prendre en compte comme frontières des quartiers celles que les membres de la communauté considèrent telles, et d’autres sources identifiables de pistage. Dans le cas des unités du service de logement communautaire d’Ottawa, les frontières des quartiers sont très bien définies. Dans d’autres cas, ça devrait être une rue ou une combinaison de rues avec à peu près les mêmes distances qui les séparent du lieu de réunions sans aucune barrière majeure telle qu’une autoroute ou une rivière. 

Collecte et analyse de données démographiques

L’université d’Ottawa a fait ce travail en rassemblant les informations de recensements dans 89 quartiers d’Ottawa.  Les informations à propos des résidents, telles que le niveau de revenu, le chômage, la pauvreté, le logement etc., sont disponibles.  Les coordonnateurs NCLB ont besoin de rendre ces profiles de communautés à un niveau plus local en y ajoutant de plus amples détails qu’ils peuvent obtenir à partir de la source riche d’information que constituent les résidents.

L’identification et la confirmation des problèmes physiques, sociaux et de services prioritaires, incluant les actes criminels, font partie de la phase d’évaluation. 

On a besoin de chercher les tendances dans certains problèmes ou les actes criminels.

Identification des besoins non satisfaits

1. Travailler continuellement avec les résidents pour identifier les besoins non satisfaits;
2. Comparer les résultats trouvés chez les résidents ayant des données de sources secondaires.

Signes de revitalisation économique

1. Coordonner avec les agences de développement locales la recherche sur les projets de développement économique et de logement planifiés à l’intérieur du site;
2. Travailler en collaboration avec les petites entreprises privées du site pour évaluer et encourager les efforts additionnels de revitalisation.

Quel est le rôle du coordonnateur de site dans la mise en œuvre de la stratégie?
Il doit être clair maintenant que la mise en œuvre de la stratégie implique la collaboration des organisations travaillant sur un certain nombre de tâches et des activités à l’échelle communautaire.  Le rôle du coordonnateur NCLB est de coordonner et de faciliter la création de ces collaborations pour atteindre les buts et objectifs indiqués dans la stratégie.  Les réunions régulières avec le comité central sont clés à la mise en œuvre du processus. Ces réunions fournissent aux membres du comité directeur l’opportunité de réexaminer et analyser les rapports de progrès relatifs aux quatre composants principaux de la stratégie – social, physique, économique et service.

Les réunions du comité directeur fournissent également aux résidents et aux autres personnes intéressées l’opportunité d’être saisies des progrès d’ensemble de la stratégie et d’offrir des recommandations pour les améliorations.

Enfin, le les réunions du comité directeur fournissent les opportunités pour les individus et agences de développer et de renchérir sur les relations.

Étant donné l’importance de ces réunions, le rôle du coordonnateur NCLB est d’assurer que les réunions se passent sans accrocs et que le comité directeur reçoive tous les rapports nécessaires et informations pertinentes pour prendre des décisions éclairées. Voici quelques conseils pour la convocation des réunions, pour assurer l’implication de la communauté vivant dans le quartier ainsi que pour la collecte des données critiques à utiliser dans les buts d’évaluation.

Convocation des réunions 

1. Rapport de progrès;
2. Prendre le procès verbal;
3. Programmer des moments de réunions appropriés pour les participants
4. Préparer l’ordre du jour à l’avance;
5. Engager du personnel pour la réunion ;
6. Apporter les informations pertinentes auxquelles vous faites référence dans l’ordre du jour, soyez préparé avec les documents auxquels vous avez fait référence dans les procès verbaux antérieurs; 
7. Facilitez la réunion;
8. Identifiez les résultats et les buts de la réunion; assurez-vous de la participation en fournissant l’information bien à l’avance aux membres. D’autres techniques à utiliser incluent les tableaux de papier, des techniques d’amorces et des sections de remue-méninges; gardez la réunion à l’heure en arrivant à un consensus et en progressant.

Collecte de données sur le site pour soutenir le développement et la mise en œuvre de plans de développement niveau quartier

1.  Identifier les besoins et les buts de collecte de données en vous basant sur les exigences attendues des données à communiquer, les développements et évaluations des programmes et projets;
2. Faire un sondage communautaire, des groupes de discussion, rencontrer des partenaires, préparer l’inventaire des ressources et collecter des données sur les ressources diverses;
3. Mettre à jour les données existantes; 
4. Organiser le travail d’engagement de la communauté, des campagnes communautaires, des groupes de discussion, et la carte des biens

Assistance avec le progrès de la stratégie au niveau du quartier

1. Assister les membres de la communauté avec le développement de buts réalistes;
2. Uniformiser le processus de partage de l’information; attribuer les tâches des du comité directeur incluant l’échéancier, les gens responsables des tâches, les exigences locale des données à communiquer;
3. Développer des processus de contrôle et de rapport internes qui incluent les échéanciers, le stade de la tâche, et les exigences de données à communiquer;
4. Identifier les groupes et les individus appropriés de la communauté qui sont capables d’accomplir le but assigné.

Évaluation de la stratégie

1. Établir des indicateurs de succès dans les activités identifiées dans les plans d’action communautaires;
2. Développer des résultats concrets pour les buts;
3. Développer un plan pour faire une évaluation de la stratégie en fonction de la matrice d’évaluation NCLB, et coordonner avec une évaluation faite par des tiers si possible;
4. Assister avec la collecte des données à analyser;
5. Travailler avec le comité directeur pour aborder les rétroactions de l’évaluation;
6. Utiliser les données de l’évaluation en faisant les rapports de progrès.

Que doit faire le coordonnateur NCLB si la stratégie pour le site est en train de rencontrer des obstacles ou des besoins à amender o à réexaminer? 

Quoique l’on s’attende à ce que le plan d’action communautaire de chaque quartier soit utilisé comme feuille de route pour la communauté, le coordonnateur NCLB, le comité directeur et les divers sous comités, le coordonnateur NCLB peut rencontrer des obstacles.  Ces obstacles peuvent ralentir le progrès vers la réalisation des buts et objectifs indiqués dans les plans d’action. 

Les étapes suivantes décrivent ce que le coordonnateur NCLB devrait faire si le site commence à rencontrer des défis reliés à la mise en œuvre.

Rencontre des obstacles en chemin

1.  Discuter avec le comité directeur, les directeurs des programmes CHRC, ou les coordonnateurs CDF;
2. Encourager le développement d’un sous comité ad hoc pour aborder l’obstacle;
3. Utiliser les quatre C. : communication, collaboration, coopération et coordination comme outils d’aide pour surmonter l’obstacle;
4. Faire le procès verbal des mesures entreprises.

Amendement et révision des stratégies locales

1. Réexaminer les calendriers d’exécution et les calendriers de présentation des rapports pour coordonner les opportunités de mesures des stratégies. 
2. Rappeler et organiser les membres du comité directeur afin qu’ils revoient le progrès de la stratégie vers la réalisation des buts et objectifs dans chaque quartier;
3. Assister le comité directeur avec des recommandations d’amendements aux plans d’actions communautaires, des changements budgétaires, et des demandes d’assistance technique/service à divers partenaires. 

Résumé :

Les coordonnateurs NCLB devraient être capables de convoquer, de soutenir et de faciliter les réunions de développement de la stratégie qui conduisent au développement de plans niveaux quartiers, aux processus de collecte de données, ainsi qu’à assister le comité directeur avec l’évaluation du progrès d’ensemble de la stratégie.  En tant que soutien supplémentaire au développement et à la mise en œuvre de la stratégie, les coordonnateurs NCLB doivent rassembler les sous-comités, et les comités ad hoc pour réexaminer les calendriers d’exécution, les calendriers de présentation des rapports et la réalisation des buts et objectifs.

 

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