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United Way 2007 Community Builder Award for NCLB

 

EPIC Award 2007

Guide de mise en œuvre

pour Aucune communauté laissée de côté
Processus de développement de stratégie

Table des matières

 

Processus de mise en œuvre

Aperçu
Cette phase se focalise sur la manière dont le processus dirige le comité directeur dans sa supervision de la mise en œuvre et l’opération de la stratégie du site.  Chaque site NCLB à des caractéristiques qui lui sont uniques et qui reflètent les ressources et les besoins locaux.  Cependant, on fait appel à chaque site pour aborder les enjeux similaires à un certain point du développement.  Il n’y a pas une seule réponse universelle qui pourrait résoudre toutes les situations; en conséquence, les idées dans la phase sont des options suggérées à utiliser et à adapter si besoin il y a.

Cette phase aborde les responsabilités de prise de décision concernant les politiques, les enjeux opérationnels quotidiens et la supervision et le contrôle des activités.  Quoiqu’aucun model certain de gestion du comité directeur n’existe pas, plusieurs initiatives fructueuses et interventions isolées offrent des solutions adaptables. Le processus NCLB met l’accent sur l’importance du contrôle local; en conséquence, les activités au niveau de la direction sont développées pour maximiser les ressources et pourvoir aux besoins locaux.

Vision
Le comité directeur prend des décisions, développe les politiques et dirige la mise en œuvre de la stratégie du site pour établir des quartiers sains et stables.   Le comité directeur — par voie de collaboration avec les autres agences et entreprises locales — construit la capacité des membres de la communauté afin d’effectuer des changements positifs dans le quartier et, plus important, assurer la subsistance de ces changements.

La nature inclusive du processus NCLB aboutit à un comité directeur qui représente toutes les couches de la communauté.  Tous les membres du comité partagent une vision pour la communauté, malgré les approches différentes dans la résolution des problèmes.  Ils sont conscients qu’ils peuvent gagner plus en travaillant ensemble au lieu de travailler individuellement.  Le comité directeur est la force motrice dans la réalisation des buts identifiés dans la stratégie du site.

Processus de mise en œuvre

Étape  1:  Établissement d’une structure organisationnelle
L’utilisation de sous-comités sur les sites NCLB est une manière efficace de partager la charge de travail.  Les sous-comités sont formés quand le besoin se fait sentir afin de faciliter le processus de planification. 

Chaque sous-comité inclut les personnes intéressées de la communauté, les membres de la communauté, et les représentants du comité directeur.  L’implication du comité directeur aide à assurer une communication effective entre les sous-comités.  L’utilisation des sous-comités fournit également l’opportunité d’élargissement de la participation et introduit d’autres personnes au processus NCLB.

Le sous-comité est une plateforme confortable qui permet de discuter les enjeux critiques ou parfois litigieux.  Les sous-comités aident à assurer la participation de voix et points de vue différents. Les petits comités ne sont non seulement pas moins intimidants, mais encouragent également de meilleures discussions.

Les rapports des sous-comités sont présentés au comité directeur avec les actions recommandées, si necessaire. Cette procédure aide à mieux focaliser les réunions du comité directeur et à les rendre plus productives.  Cependant, ceci ne doit pas servir d’alibi pour limiter les discussions des réunions du comité directeur. Il est toujours très important que les membres du comité directeur comprennent les enjeux. 

Étape  2:  Développement du plan d’action des sous-comités

Identification des tâches spécifiques pour chaque priorité
Un sous-comité est plus efficace quand il concentre ses efforts sur des buts spécifiques.  Avec cette approche, le sous-comité accomplit également les tâches intérimaires tout en travaillant sur un but majeur.  Par exemple, si la priorité est d’effacer les stigmates négatifs associés avec le nom de la communauté, la tâche est de rendre le quartier plus attrayant, et l’activité est une série d’activités positives - établissement d’une association des locataires et un groupe de surveillance du quartier, par exemple - qui contribuent à atteindre le but avec une campagne positive.

Identification des ressources disponibles pour l’accomplissement des buts
Comme une partie de l’évaluation du quartier, les ressources identifiées dans les phases précédentes sont utilisées pour des activités variées reliées aux buts de chaque sous-comité.  Par exemple, si la tâche était de développer un soutien du quartier pour les buts, les activités pourraient inclure le rassemblement des jeunes et des adultes de la communauté lors d’une journée de nettoyage du quartier.  Ceci accomplit la tâche immédiate, renforce les liens dans la communauté et encourage l’assistance des autres organismes intéressées à aider avec le nettoyage. 

Étape  3:   Développement de communication entre les partenaires
La communication ouverte est très importante pour le succès de l’opération de la stratégie Aucune communauté laissée de côté.  Les gens aiment avoir le sentiment de faire partie de « ceux qui sont au courant », ils n’aiment pas être les derniers à savoir ce qui se passe.  Le CHRC adopte une manière simple de communiquer non seulement avec le comité directeur mais également avec les autres personnes impliquées, les membres de la communauté et les parties qui manifestent de l’intérêt pour le projet.

Le CHRC identifie comment et quand les gens veulent recevoir l’information du site NCLB.  Ceci ne lui donne non seulement pas d’idées à propos des méthodes à utiliser mais assure également l’engagement des membres de la communauté dans le développement du réseau de communication. 

Le coordonateur NCLB du CHRC concerné développe une stratégie de communication et fournit un calendrier décrivant le type d’information dont on a besoin et quand on le soumet.  La stratégie de communication identifie les voies pour faire parvenir l’information aux média, aux élus locaux et leurs représentants, aux députés et aux membres de la communauté.  Certaines de ces voies pourraient être :

  1. raconter l’histoire du NCLB en soulignant des côtés positifs du quartier;
  2. avertir les média de la tenue des activités;
  3. prendre des photos, les soumettre aux journaux locaux avec de courts textes;
  4. inviter les élus locaux lors des activités;
  5. envoyer de l’information (histoire et photos) aux bureaux des élus locaux;
  6. Développer une courte présentation à propos du NCLB qui peut être présentée à des réunions

Étape  4: Établissement d’une procédure constante pour maintenir le personnel

Quoique la plupart du travail sur le site NCLB local soit accompli par des bénévoles qui servent sur le comité directeur central ou sous-comités, le personnel joue également un rôle important dans l’opération.  Le processus de dotation varie d’un site à un autre et en fonction des initiatives entreprises.

On a besoin d’un coordonnateur NCLB à temps plein au CHRC.  Indépendamment des besoins en dotation, en tant que l’organisation principale de coordination et de mise en œuvre, le CHRC est responsable de l’approbation du personnel qui travaille dans le processus Aucune communauté laissée de côté

Étape  5: Développement d’un processus pour les réunions du comité  directeur et des sous-comités

La plupart du travail des comités NCLB est fait pendant les réunions : prises de décision concernant les politiques, examen des rapports de supervision des opérations et information des personnes intéressées des enjeux. Une présence assidue à ces réunions est essentielle pour le maintien du succès du processus NCLB; par conséquent, une attention minutieuse est accordée à la structure des réunions. Veuillez trouver ci-dessous les composants éprouvés d’une bonne réunion dans le contexte du processus Aucune communauté laissée de côté.

  •  Les réunions sont planifiées lors des moments qui conviennent à tous (ou presque) et tenue dans le quartier.
  • Les réunions commencent à l’heure. Si les gens doivent attendre à chaque fois qu’il y a une réunion, beaucoup d’entre eux commencent à venir en retard ou arrêtent de participer.
  •  Le quorum des réunions est établi dans les règlements et appliqué sans conformément.
  •  Un programme préparé, développé avec la participation des membres, est envoyé avant la réunion.
  •  Rapports :  — programmatique, financiers, et des sous-comités — sont présentés régulièrement au comité directeur.

Indépendamment du format de ces réunions, les réunions ont besoin d’être productives.  Si les membres ont le sentiment qu’ils perdent du temps, ils vont arrêter de venir.  Une fois que les présences baissent, il est difficile de galvaniser le groupe de nouveau. 

Étape  6:   Développement d’un processus de promotion du travail en équipe
Le succès du processus Aucune communauté laissée de côté dépend en partie de la volonté de travailler en équipe des membres du comité directeur avec une même vision partagée pour la communauté.  Être une équipe ne veut pas dire qu’il n’y aurait pas de différence d’opinion, mais que le CHRC et toutes les personnes intéressées peuvent arriver à une conclusion satisfaisante pour tous. Les voies suivantes pourraient permettre au comité directeur de réussir dans la promotion du travail en équipe:

  1. Une même vision partagée  par tous,
  2. Liens solides,
  3. Définition claire des rôles et responsabilités,
  4. Réunions efficaces,
  5. Stratégies de prise de décision, 
  6. Communication efficace,
  7. Appréciation de la synergie créée par la diversité ,
  8. Allocation de temps pour le réseautage et la construction des relations.

Étape 7:   Fournissement de formation et d’assistance technique
La formation et l’assistance technique sont fournies principalement au personnel responsable de la gestion quotidienne des sites d’opérations. Autant la formation du personnel est important, l’assistance aux membres du comité directeur, aux personnes intéressées et aux membres de la communauté est également primordiale.  Ces décideurs clés sont les composants les plus essentiels du site NCLB.  Les formation et assistance techniques suivantes améliorent l’efficacité du processus :

  1. Offre de formation sur les ressources locales, incluant l’encouragement des services sociaux partenaires à venir faire des présentations concernant leurs services
  2. Demande de présentation aux officiels de la police (ou d’autres services de maintien d’ordre intéressés) sur le rôle de la police ou du service d’ordre en question dans le processus Aucune communauté laissée de côté.

Le CHRC demande de l’assistance selon les besoins spécifiques tout au long du processus.

Hypothèses principales
La diversité, qui fait la force du comité directeur, peut présenter des défis à une relation de travail sans accrocs sur le comité. Les différents rôles et responsabilités des bénévoles ont besoin d’être clairement définis en conséquence.  Une bonne relation de travail entre les financeurs et le comité est également un composant clé.

Changements positifs durables
Les enjeux opérationnels, de gestion quotidienne et les responsabilités individuelles sont nécessaires non seulement pour que le site NCLB commence à opérer initialement, mais pour maintenir son succès et étendre sa portée.  Le but d’ensemble d’un maintien de changements positifs et durables dans le quartier est mieux atteint à travers des dispositions collaboratives, le travail d’équipe et la bonne gestion.

 

 

 

 

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