Keeping people safe & well

United Way 2007 Community Builder Award for NCLB

 

EPIC Award 2007

Guide de mise en œuvre

pour Aucune communauté laissée de côté
Processus de développement de stratégie

Table des matières

Organisation du comité directeur

Aperçu

Le Comité directeur est requis pour maximiser les chances de succès de la stratégie Aucune communauté  laissée de côté. Un processus d’organisation d’un comité directeur, étape par étape, commence avec une vision d’ensemble d’un comité directeur qui puisse bien fonctionner et produire les résultats escomptés.  La profondeur avec laquelle une étape donnée peut être suivie dépend de l’environnement. Les circonstances varient d’un site CHRC (site NCLB) à un autre, et les personnes intéressées ont besoin de prendre le chemin qui leur convient le mieux en fonction des situations face auxquelles elles font face.

Vision
Le NCLB est un effort de collaboration entre organisations, organismes et membres de la communauté qui sont soucieux du quartier désigné. Cette collaboration est reflétée dans le comité directeur, qui fournit une structure pour l’acceptation d’un engagement vis-à-vis du processus Aucune communauté laissée de côté, l’identification des endroits avec les plus gros besoins communautaires, la coordination des programmes sociaux pour les membres des communautés  locales et l’assurance de l’implication de tout le monde avec l’intention d’atteindre les mêmes buts.

L’objectif de base est d’éviter la duplication des ressources qu’occasionnent les projets isolés qui, malgré les bonnes intentions, ne sont pas viables parce qu’ils ne sont pas intégrés aux autres initiatives afin de maximiser l’impact et les bénéfices des investissements à long-terme. 

L’effectif du comité directeur doit être d’un grand nombre et diversifié. Les individus des groupes d’intéressés clés doivent idéalement faire partie du comité  .

  • Les CHRC locaux, (coordonnant les programmes NCLB dans différents quartiers et sites);
  • La Société de logement communautaire d’Ottawa ou les autres propriétaires des logements;
  • Les conseillers municipaux;
  • Le Service de police d’Ottawa;
  • Les Clubs d’enfants et d’adolescents;
  • Le Bureau des services jeunesse;
  • La Société d’aide à l’enfance;
  • Les représentants communautaire: membres de la communauté donnée;
  • Les représentants des services municipaux;
  • Les membres additionnels de comité peuvent inclure les représentants du Bureau d’aide juridique, des organismes sociaux/communautaires/de santé, des organismes des services de recréation et d’emploi, des écoles, des organisations à but non lucratif et communautaire, et des entreprises du secteur privé. 
  • Les donateurs potentiels au développement de projets communautaires (tel que United Way/Centraide).

La liste n’est bien sûr pas exhaustive parce que l’effectif dépendra plus du nombre des organismes et agences fournissant des services pour satisfaire les besoins et autres inquiétudes identifiées de la communauté en question.

Idéalement, le président est sélectionné parmi les partenaires sur la base de ses compétences, expérience en facilitation, l’acquisition des consensus, et le soutien démontré au programme de développement communautaire.  Le vice-président, qui peut être un résident ou un représentant du secteur privé, peut être nommé.  Les membres du comité directeur apportent plusieurs qualités et compétences à l’effort NCLB, incluant celles en leadership, orientation, vision, direction, financement et gestion. Les membres possèdent la capacité décisionnelle dans les organisations qu’ils représentent (Exemple: les directeurs d’organismes gouvernementaux, les dirigeants communautaires, les directeurs d’organismes à but non lucratif), afin de leur permettre de s’engager et fournir les ressources requises pour affecter positivement le changement dans les endroits en question .

Le comité directeur est l’organe directeur d’Aucune communauté laissée de côté. Il joue le rôle de l’instance souveraine dans une structure qui inclut les sous-comités pour les composants variés d’Aucune communauté laissée de côté, un coordonnateur NCLB et/ou d’autres employés et liens aux autres programmes ou initiatives complémentaires aux buts et objectifs de chaque site.

Initialement, le comité directeur se réunit fréquemment pour établir une structure organisationnelle, développer une vision pour le quartier et superviser le développement de la stratégie Aucune communauté laissée de côté. Quand le projet avance vers le stade de la mise en œuvre de la stratégie, le comité directeur peut se réunir moins fréquemment afin de se concentrer tout juste sur les zones clées de responsabilité, telles que le développement des politiques, la coordination des activités des sous-comités, l’autorisation des changements du plan stratégique , le contrôle des progrès concernant les buts et objectifs, la fournissement de leadership, et la défense de la cause de la stratégie Aucune communauté laissée de côté.

Processus de mise en œuvre

Étape  1: Réunion avec les personnes intéressées afin de s’assurer de leur engagement
Il est vrai que les réunions entre les personnes intéressées doivent se tenir prédictablement au début des étapes, cependant, il est nécessaire d’agrandir le niveau de participation et confirmer en premier lieu le soutien des dirigeant locaux clés, tels que le conseiller, les cadres supérieurs du SPO, et les membres municipaux compétents. Les résultats de ces discussions établissent la direction, le caractère, et le cadre de travail pour l’initiative entière.  Cependant, l’accent doit être mis sur les questions importantes suivantes:

  • L’approche NCLB requiert la coordination des efforts pour revitaliser les quartiers désignés;
  • L’approche NCLB requiert la coordination des efforts de différents services de maintien de l’ordre. Une atmosphère d’engagement, de coopération et de confiance doit exister pour la réussite de l’initiative. Elle doit être présentée comme une activité à long-terme.
  • Le succès dans la coordination et la gestion de la stratégie Aucune communauté laissée de côté requiert une continuité dans la satisfaction des besoins en personnel.  On pourrait avoir plusieurs manières pour une gestion des ressources et une coordination efficace.

Étape  2:    Création d’un groupe central pour fournir le leadership
Pour éviter de ralentir le processus dans la phase initiale, la focalisation doit se porter sur l’établissement d’un groupe central de personnel en première ligne et de représentants communautaires pour:

  • Rencontrer les membres communautaires locaux afin d’obtenir leur soutien;
  • Faire évaluation des besoins du quartier désigné;
  • Sélectionner des individus pour servir de membres du comité directeur.

La sélection du personnel et des autres membres doit être basée sur la possession des compétences et aptitudes pour accomplir leur tâche spécifique, au lieu de leurs affiliations ou rôles organisationnelles.  Chaque participant accepte d’aider au développement et à la mise en œuvre de la stratégie Aucune communauté laissée de côté et est considéré comme un membre du personnel de l’entreprise du comité directeur.

Le groupe central organise les réunions publiques et participent aux réunions des autres organisations communautaires déjà en place dans le quartier en question pour expliquer pleinement l’approche NCLB et pour obtenir le soutien de la population de base. Ce but est atteint le mieux à travers l’inclusion des membres clés du quartier dans le processus de planification dès son commencement. Sans leur soutien, Aucune communauté laissée de côté n’aura pas l’occasion de réussir.

Étape  3:                Garantir l’engagement des personnes concernées
Beaucoup d’organisation et d’individus sont pris en compte dans le processus du choix des membres du comité directeur, comme on l’a décrit ci-dessus.

Leadership, orientation, vision, direction et gestion sont requises des membres du comité directeur pour créer et mettre en œuvre une stratégie d’Aucune communauté laissée de côté efficace. Prenez en compte ses compétences et d’autres questions quand vous décidez qui représentera le mieux les organisations intéressées sur le comité directeur.  Premièrement, il est bon d’avoir des représentants avec les pouvoirs de décision de sorte que les décisions et les engagements pris durant les réunions aient une signification et soient à propos.   Deuxièmement, les représentants s’engagent à être présent aux réunions du comité directeur sans avoir à se faire représenter par d’autres personnes (les remplaçants peuvent ralentir ou inhiber la capacité de prise des décisions).  Et finalement, les représentants doivent avoir une connaissance du quartier désigné.

Étape  4:                Détermination des rôles et responsabilités
Le groupe principal ébauche les rôles et responsabilités du comité directeur.  Cette information est importante durant le processus initial de recherche de membres idoines du comité directeur et quand on doit demander aux personnes choisies de s’engager à servir sur le comité directeur.

Une fois que le comité directeur est mis en place, ses membres révisent et finalisent les rôles et responsabilités.  Il est clair au départ que les responsabilités des membres du comité directeur vont au delà de la planification stratégique, des politiques et de la gestion.  Ils veillent à ce que l’organisation qu’ils représentent fasse un engagement à long terme nécessaire à la réussite de l’approche NCLB.

Ces engagements peuvent prendre la forme d’un fournissement de service au quartier désigné à travers la reprogrammation du personnel par les organisations partenaires dans l’approche ou la forme d’organisation communautaire fournissant des résidents bénévoles pour certaines activités. Quels que soient les engagements, ceux-ci sont rendus publics pour que chaque membre du comité directeur et l’organisation qu’il ou elle représente soient au courant de ces engagements et que le maintien de cette visée soit contrôlé.

Les responsabilités initiales du comité directeur sont différentes de leur responsabilites permanentes au cours de la mise en œuvre des stratégies, programmes et activités. Les points suivants constituent quelques rôles et responsabilités généraux à prendre en compte lorsqu’on est en train de peaufiner et de finaliser la stratégie décrite dans ce document:

  • Développement d’une vision future du quartier désigné;
  • Effectuer une évaluation approfondie des besoins communautaires;
  • Établissement de sous-comités pour le développement des stratégies;
  • Supervision du développement des plans stratégique et décision des approbations finales;
  • Approbations de la sélection du coordonateur NCLB et d’autres membres du personnel (si besoin il y a);
  • Identification de l’engagement des ressources de la part de chaque membre.

Une fois les plans d’action communautaire niveaux quartiers ont été développés et que la mise en œuvre  est en marche, les rôles et les responsabilités du comité directeur se focalisent sur les politiques, la gestion et la défense de la cause.  De manière plus précise, les rôles et responsabilités incluent:

  • Supervision et gestion des buts et objectifs;
  • Directives sur les questions de mise en œuvre et leurs résolutions;
  • Coordination des activités des sous-comités;
  • Développement et intégration des activités dans les quatre domaines principaux; social, physique, service et économique;
  • Approbation des changements du plan stratégique ;
  • Développement/approbation des demandes de subvention et ajustements;
  • Contrôle du progrès sur les évaluation et l’efficacité de la stratégie Aucune communauté laissée de côté;
  • Fournissement de leadership.

Étape  5:                Développement d’un processus décisionnel
Les membres du comité directeur développent également un processus décisionnel qui permet au comité de régir le processus NCLB de manière effective. Le processus décisionnel peut être défini à travers des plans, des politiques et procédures ou la suggestion des règlements administratifs. 

Le comité central développe un mandat avec des politiques et procédures pour répondre aux questions telles que combien de fois le comité directeur doit-il se réunir? Comment l’ordre du jour de la réunion doit-il être établi? Comment et quand est-ce qu’on doit voter?

Étape  6:  Création d’une structure organisationnelle pour la mise en œuvre

C’est la responsabilité du CHRC chargé de la mise en application d’établir un plan détaillé pour l’organisation du processus Aucune communauté laissée de côté et la manière dont les gens seront mis en groupe pour accomplir sa mission et le travail. La structure inclut le comité directeur en tant que organe directeur du processus NCLB. Le comité directeur est responsable de la proposition des sous-comités, l’identification de membre potentiel, et le fournissement de direction/soutien au sous-comité ad hoc ou permanent. Les questions concernant le personnel relèvent de la responsabilité des CHRC respectifs.

Les sous-comités sont orientés vers les tâches et incluent les personnes qui travaillent en première ligne dans les organismes de services.  Tout d’abord, les membres des sous-comités sont des individus qui peuvent apporter des compétences, la connaissance, les ressources et le temps pour le développent et la mise en œuvre de la stratégie Aucune communauté laissée de côté.  Les gestionnaires et le personnel de première ligne des organisations intéressées et les membres des communautés sont pris en considération dans le processus de sélection des membres des sous-comités ou des groupes de travail.


Ces ressources peuvent être sous forme de financement, de personnel, de bénévoles ou de services en nature.

 

 

 

 

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