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United Way 2007 Community Builder Award for NCLB

 

EPIC Award 2007

Guide du coordonnateur de site NCLB

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

 

 

Rôles et responsabilités :
Pour le nouveau coordonnateur NCLB, la question qui est le plus souvent soulevée est celle qui concerne la compréhension des rôles et responsabilités qui viennent avec son poste.
Les questions qui viennent à l’esprit sont:

  1. Le coordonnateur rend-il compte au comité directeur? 
  2. De quoi le coordonnateur NCLB est-il responsable quotidiennement? 
  3. Devrait-il s’impliquer dans la gestion des programmes communautaires? Combien de temps cela prend?
  4. Comment sauront-ils s’ils fonts ce à quoi on s’attend d’eux?
  5. Quelles sont les compétences nécessaires pour accomplir leurs tâches? 
  6. Comment reste-t-on focalisé pour assurer l’obligation de rendre compte et la viabilité telles qu’elles sont reliées aux activités sur les sites NCLB respectifs?

Cette première section fournira un aperçu du rôle du coordonateur NCLB dans la direction de la mise en œuvre de la stratégie NCLB.  Les coordonnateurs apprendront les compétences et attributs qui sont requis d’eux, ce qu’un coordonnateur NCLB est supposé faire quotidiennement et la relation entre le coordonnateur et le comité directeur ainsi que l’employeur – Le Centre de santé et de ressources communautaires (CHRC).

Objectifs de la section:

  1. Apprendre les qualités vitales au succès en tant que coordonnateur NCLB;
  2. Définir le rôle et la fonction du coordonnateur NCLB;
  3. Localiser et comprendre la structure du site et les documents clés ;
  4. Apprendre ce que vous pouvez faire pour peaufiner vos compétences et habiletés.

Quelles qualités sont-elles nécessaires au succès pour un coordonnateur?
La fonction de coordonnateur NCLB est critique pour la réussite d’une bonne stratégie NCLB. Quoique l’éventail de compétences, de langues et expériences de coordonnateurs NCLB varient d’un site à l’autre, il y a des qualités communes que tous les coordonnateurs NCLB doivent posséder :

Sans aucun doute, les coordonnateurs possèdent plusieurs de ces qualités, si pas toutes.  Prenons un moment pour revoir ces qualités.

Qualités personnelles
− Possession de leadership et de compétences en construction d’équipe;
− Fait d’être adaptable et flexible;
- Capacité de travailler en équipe ou seul;
− Fait d’être créatif, innovateur et assertif;
− Fait d’avoir du tact et de la patience;
− Démontrer la sensibilité face aux réalités culturelles.

Compétence en communication
− Compétences en présentation publique;
− Compétences en médiation et arbitrage;
− Compétences en organisation et coordination;
− Compétences en négociation.

Sens de l’organisation
−  Réunions (Comité directeur, sous-comités);
- Direction;
- Organisation;
- Enregistrement de procès verbaux;
- Suivi

Gestion des dossiers
- Correspondance;
- Gestion des finances incluant les documents d’octroi de subventions et les compétences de base en préparation de budgets;
- Procès verbaux et présence –Programmes d’activités.

Gestion de l’information
-compétences en informatique;
-Compétence en Internet;
-Assistance technique (à qui et quand demander de l’aide).

Gestion du temps
-Priorisation dans l’attribution des tâches;
-Prise en compte de calendriers externes;
-Fixer et respecter les échéances.

Gestion des partenaires externes et des manifestations internes 
- Primes et reconnaissances;
- Relations avec les partenaires.  

Compétences en développement de ressources et de viabilité des programmes
- Capacité de sortir des sentiers battus;
- Capacité de développer des plans à long terme;
- Capacité d’identifier et à tirer plein profit des partenaires et des ressources;
- Capacité à mettre en valeur du potentiel;
- Capacité de contrôler et d’évaluer.

Quoique les coordonnateurs NCLB puissent posséder beaucoup de ces qualités au commencement de leur emploi, ils seront plus efficaces dans des domaines et moins efficaces dans d’autres.  Éventuellement, ils développeront et amélioreront toutes leurs compétences et qualités.  Ils accompliront cette amélioration à travers leur expérience en cours d’emploi, les manifestations d’exploitation des potentiels, les réunions et les sessions de partage de connaissances avec les autres coordonnateurs NCLB et la banque NCLB de données et de ressources en ligne

Que dois-je savoir à propos de la structure et des documents clés basés sur les principes NCLB?

Le Cadre de développement communautaire (CDF) de la ville d’Ottawa utilise le NCLB pour l’engagement communautaire et la mise sur pied de processus de développement de stratégie  dans des quartiers désignés.  On fournit à tous les coordonnateurs NCLB l’information détaillée sur la structure et les opérations du CDF.
En bref, la structure du CDF inclut les composants multiples suivants qui travaillent en commun pour atteindre les buts du CDF: 

  1. Une table communautaire (Partage Expérience);
  2. Une table ronde de développement communautaire/Leadership (Partage de leadership);
  3. Une table de transfert de connaissances (partage de connaissance);
  4. Une table de ressources (processus de collaborations);
  5. Une table de services municipaux (Coordination de services).

La stratégie NCLB est utilisée à des fins d’engagements communautaires dans les quartiers désignés.  Chaque CHRC est un site NCLB, couvrant les quartiers dans son aire de programme de service.  Chaque CHRC établit une table de comité directeur et coordonne le programme NCLB dans son secteur.  Un composant de coordination relie le travail de la population et du comité directeur au système à cinq niveaux susmentionné.   Le coordonnateur du CDF est le lien entre les communautés et le comité directeur de son secteur.

Voici une structure simple et quelques conseils et outils pour aider à mieux comprendre comment le programme NCLB est structuré et opère, en prenant son origine au sein des populations pour lier les sites respectifs aux opérations et au système de soutien au niveau de la ville ainsi qu’à d’autres aménagements.

CDF

Community development framework (CDF) in action = Cadre de développement communautaire en action
Neighbourhood level planning = planification niveau quartier
Community Action planning = Planification de mesures communautaires
Systemaction planning = planification systemaction
Step 1 Community organization and prioritizing = Étape 1 Organisation et priorisation communautaire
Step 2 Assessment and Select recommandation Étape 2 Évaluation et recommandations choisies
Step 3 System action planning = Étape 3 planification des prises de mesures systématique
Step 4 Community action planning – Étape 4 Planification de prises de mesures communautaires
Step 5 Implementation, outcomes, community based évaluation = Mise en œuvre, résultats, évaluation communautaire
Private sector = secteur privé
Resource organisation = organisation ressource
Funders = fournisseurs de fonds
Community developers = Agents de développement communautaire
Neighbourhood reps. = représentants de quartier
Researchers = Chercheurs
Academics = universitaires,
Data practitioners = professionnels des données
Community development roundtable = Table ronde du développement communautaire
Monitors, oversees, evaluates, champions = Contrôle, supervise, évalue, fait de son combat principal 
CDF Coordinator facilitates = Coordonnateur CDF facilite/organise
CDF Team facilitates = l’équipe CDF coordonne
Municipal table = table municipale
Community table = table communautaire
Resource table = table des ressources
Knowledge transfer table = table de transfert des connaissances
Residents = résidents
Community associations =associations communautaires
Front line city staff = personnel municipal de première ligne
Community developpers = agents de développement communautaire
Engaged in the NCLB Strategy Development at the local level = Engagé dans le processus de développement communautaire au niveau local
Local steering tables = tables de directions locales

Documents clés à revoir

•           Document de la stratégie NCLB;
•           Le sommaire du Cadre de développement communautaire;
•           Profiles des quartiers de l’université d’Ottawa.

Stratégie en progression.  Quoique le comité directeur puisse être en place avant l’arrivée des coordonnateurs, il est important que les coordonnateurs clarifient les choses aux nouveaux membres du comité directeur et aux autres personnes intéressées communautaires. Être clair dans les relations et sur les responsabilités avec tous les partenaires dans la communauté aide à assurer le succès de la mise en œuvre de la stratégie.

À cause de l’éventail des qualités et compétences du coordonnateur de site, l’approche NCLB permet que chaque site NCLB (CHRC) ait la liberté de développer la description de poste pour le coordonnateur NCLB. 

Il y a des exemples de descriptions de postes qui vous sont disponibles au Centre de santé communautaire du Sud-est d’Ottawa.  Ces descriptions ne fournissent pas les détails spécifiques concernant les exigences de formation ou du nombre d’années d’expérience puisque les besoins et les ressources peuvent varier de manière significative d’un site à un autre. Nous abordons la question de la description générique du poste dans la section suivante.

Description de poste

Activités

  1. Sert de personne d’approche pour la mise sur pied du processus de développement de la stratégie NCLB dans les quartiers désignés;
  2. Approche les nouveaux partenaires et résidents communautaires dans les quartiers désignés;
  3. Prépare et soumet des rapports de progrès ;
  4. Interface avec le comité directeur;
  5. Sert de personnel au comité directeur;
  6. Contrôle les activités et leurs progrès;
  7. Travaille avec tous les partenaires disponibles pour explorer les opportunités de financement potentielles pour soutenir la mise en œuvre du plan d’action communautaire dans les quartiers désignés;
  8. Interface avec la marie d’Ottawa et les agences de services communautaires;
  9. Cherche constamment à mettre à plein profit diverses ressources;
  10. Dirige le processus de développement de la stratégie;
  11. Fait la cueillette et l’analyse des données qui soutiennent la stratégie.

La discussion précédente répond à la question Comment les coordonnateurs NCLB développent de l’information concernant les qualités et compétences et les peaufinent pour devenir des coordonnateurs efficaces.

Capacités et compétences? D’autres choses, qui n’ont pas été discuté, peuvent être faites pour développer et peaufiner les compétences des coordonnateurs NCLB. 

Certaines de ces activités se passeront quotidiennement lorsque les coordonnateurs seront en train de faire leur travail.  On les appelle communément la formation en cours d’emploi.  D’autres activités exigent l’engagement spécifique de leur temps et efforts. La liste suivante contient des exemples des recommandations sur le développement professionnel qui se sont avérées utiles pour d’autres coordonnateurs NCLB de partout dans la ville.

Développement des compétences opérationnelles principales

  1. Mentorat par les pairs chevronnés des autres sites NCLB;
  2. Assistance technique de la table de partage des connaissances et des coordonnateurs CDF;
  3. Soutien de l’équipe de coordination CDF;
  4. Rapports annuels de progrès personnel.

Résumé :
Un nouveau coordonnateur de site peut bénéficier de nombreuses opportunités pour utiliser ses compétences existantes tout en en créant de nouvelles. La clé de réussite pour un coordonnateur NCLB n’est non seulement pas le fait de comprendre les compétences requises pour le travail, mais également le fait de savoir ce que les fonctions spécifiques sont, ainsi que le portait d’ensemble du NCLB.

Un certain nombre de publications, manuels et autres matériels de ressources, ont été développés pour aider les coordonnateurs NCLB à accomplir plusieurs des tâches requises. Les coordonnateurs ont besoin de consulter avec soins ces matériels, de former les membres du comité directeur si nécessaire, et de chercher de l’assistance s’ils ont des questions.

 

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