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EPIC Award 2007

 

Guide du coordonnateur de site NCLB

Collaborations et relations avec les partenaires

 

Collaborations et relations avec les partenaires

La mise en œuvre fructueuse de la stratégie NCLB exige une collaboration continue entre les membres du comité directeur ainsi qu’entre les autres personnes intéressées communautaires. Qu’est-ce que la collaboration signifie réellement? Jetons-y un coup d’œil maintenant.

Dans cette section, nous allons explorer les rôles du coordonnateur en ce qui à trait à son implication dans le développement et la mise en œuvre de partenariats collaboratifs, moyens essentiels pour atteindre les buts et objectifs indiqués dans la stratégie.   Nous allons investiguer également la responsabilité du coordonnateur NCLB dans la gestion des relations critiques avec les agences partenaires. 

Objectifs de la section

  1. Comment collaborer avec les membres du comité directeur et ceux des divers sous-comités;
  2. Comment identifier, développer et fortifier des relations avec les partenaires clés et bâtir des réseaux, tant formel qu’informel;
  3. Comment mobiliser la communauté.

Qu’est-ce que je peux faire pour encourager la collaboration entre les membres du comité directeur et ceux du sous-comité ?
L’un des rôles principaux du coordonnateur NCLB c’est d’encourager la collaboration entre les différentes organisations, agences et résidents impliqués dans le processus à comprendre que NCLB n’est pas un programme, mais plutôt une stratégie qui établit un creuset de démarrage de collaborations.

La ville d’Ottawa cherche à réaffecter les ressources existantes pour le développement communautaire, tirer plein profit des opportunités afin de subvenir aux besoins des communautés sélectionnées.  La ville suit une approche systématique pour la sélection des quartiers; cela est une étape critique dans le lancement de l’approche de la stratégie CDF. Étant donné la quantité de ressources pour le développement communautaire disponibles pour soutenir chaque site, il est important pour le comité directeur de comprendre l’importance de la collaboration comme moyen de mise à plein profit de ressources additionnelles pour le site NCLB; ce qui, en retour, aide tout un chacun à atteindre les buts et objectifs communautaires.

Il y a des tâches que les coordonnateurs NCLB sont supposés remplir afin d’aider à clarifier, pour les membres du comité directeur et ceux du sous-comité, l’importance de la collaboration et du partenariat dans la mise en œuvre de la stratégie.

  1. Comprendre leurs rôles et responsabilités;
  2. Obtenir l’engagement et l’implication;
  3. Identifier les partenaires clés qui partagent la vision même s’ils n’investissent pas directement pour le moment dans les communautés désignées. 
  4. Réexaminer l’effectif du présent comité et identifier les écarts;
  5. Analyser la taille de l’effectif du comité directeur pour déterminer qu’elle est suffisamment large pour inclure tous les actionnaires, mais suffisamment petit pour être efficace et gérable.
  6. Réexaminer les partenaires pour s’assurer d’une représentation solide de tous les quatre composants principaux : social, physique, économique et service.
  7. Définir les membres permanents et les membres temporaires;
  8. Les membres permanents et temporaires varieront d’un site à l’autre. La règle générale est que chaque membre du comité directeur représente une agence ou une couche sociale.  Puisque qu’un comité directeur couvre plus qu’un quartier, on invite des représentants d’un quartier quand le programme de la réunion contient une question ou un plan d’action communautaire qui concerne cette communauté spécifique.
  9. La nomination des gens en tant que membres de sous-comités ou de comités ad hoc est une bonne manière d’inclure plus de personnes tout en maintenant la taille de l’effectif du comité directeur à un niveau gérable.
  10. Évaluation du progrès fait vers les buts à court et long termes comme part de l’examen continu des opérations du site. 

Le lieu de réunion

On encourage les coordonnateurs et les sites NCLB à avoir des lieux de réunions comme part de la stratégie d’ensemble.  Les communautés ont besoins d’avoir des maisons communautaires ou d’autres lieux de réunion disponibles pour des réunions hebdomadaires et d’activités telles que celles sans rendez-vous pour les jeunes.

Un lieu de réunion est un local dans ou proche de la communauté où les résidents peuvent accéder aux services, développer des relations, et trouver des opportunités.  Il devrait être facilement visible et facilement accessible pour les résidents.  Se réunir au CHRC respectif est une bonne alternative s’il n’y a pas de lieu de réunion disponible.

Lorsqu’on examine les éléments variés d’un lieu de réunion, il est important de se renseigner sur l’emplacement, la sécurité, l’accessibilité dans la soirée.

•           Installations existantes 
- Les maisons communautaires dans les communautés OCH;
-Installations de recréations de la ville ou communautaires;
- Organisations communautaires;
- Organisations religieuses;
- Organisations à but non lucratif;
- Écoles,
- Entreprises privées.
•           Services et programmes de soutien
- adultes;
- aînés;
- jeunesse;
- enfants.
•           Alternatives de dotation en personnel
- Organisations communautaires;
- Personnel rémunéré;
- Bénévoles.
•           Documentation et évaluation des activités

Sans un lieu approprié de réunion, il ne sera pas facile de tenir des réunions communautaires régulières.  Les membres de la communauté sont généralement disponibles dans la soirée. La meilleure manière d’engager constamment la communauté et de bâtir une relation de confiance avec les fournisseurs de services c’est d’avoir un lieu accessible  où les membres de la communauté peuvent se sentir chez eux.  On peut utiliser un petit budget pour la nourriture et la boisson pour encourager la participation d’un plus grand nombre de membres de la communauté.

Comment le coordonnateur NCLB construit, développe et fortifie ses relations avec les partenaires clés?
Dans la plupart des cas, les membres du personnel de développement communautaire des CHRC sont en interaction avec tous les fournisseurs de services d’une manière ou d’une autre.    

Une bonne partie du temps du coordonnateur de site est dévouée à la fortification ou à la construction de relation avec les partenaires communautaires clés, qui pourraient ne pas être impliqués en ce moment dans NCLB.  D’autres peuvent être déjà impliqués, mais pas à un niveau suffisant pour effectuer des changements permanents et positifs.

La manière de garder les partenaires impliqués est tout simplement de travailler ensemble.  Le plus ils aident la communauté à mettre en œuvre son plan d’action communautaire de plusieurs façons, le plus on développe les relations et on les rehausse.

Cela prend du temps généralement, mais tôt ou tard, toutes les agences partenaires trouvent le moyen de s’impliquer pleinement dans l’approche collaborative et intégrée de l’approvisionnement en service de la communauté en fonction des besoins et des priorités identifiés de la communauté.

Chaque agence partenaire présente sont rapport de progrès dans la réunion du comité directeur NCLB, tenant ainsi tout un chacun informé des progrès sur le terrain et ouvrant ainsi de nouvelles opportunités de mise à plein  profit des ressources et de collaboration approfondie.

Qui sont les partenaires idéaux pour le NCLB?
Quoique le fournisseur de service puisse être différent d’un quartier à l’autre selon les questions et les besoins priorisés, les agences qui servent les communautés partout dans la ville font très probablement partie du processus de développement de la stratégie communautaire et du plan qui en résulte. Certains des partenaires potentiels sont:

    1. Personnel des parcs et recréation de la ville d’Ottawa;
    2. Service de police d’Ottawa;
    3. Société de logement communautaire d’Ottawa;
    4. Club d’enfants ou d’adolescents;
    5. Bureau des services à la jeunesse;
    6. Société d’aide à l’enfance;
    7. Clinique d’aide juridique;
    8. Conseillers municipaux locaux;
    9. Organisations communautaires;
    10. Directeurs de maisons communautaires;
    11. Représentants des entreprises privées locales;
    12. Représentants d’organismes fournisseurs de fonds;
    13. Associations des locataires/résidents.

 
Que doit faire le coordonnateur si le site n’est pas en train de développer des collaborations et partenariats?
Parfois, malgré les efforts que font les coordonnateurs pour bâtir ou fortifier les collaborations, il se pourrait que les résultats ne soient pas ce à quoi ils s’attendraient ou ce à quoi d’autres personnes s’attendraient. Voici quelques questions rapides que devraient se poser les coordonnateurs et les membres du comité directeur s’ils continuent à avoir des difficultés dans la zone.

Comme est-ce que je gère mes relations de travail avec les agences partenaires, fournisseurs de fonds et autres organisations?

L’une des tactiques communes des comités directeurs dans la mise en œuvre des tâches et activités indiquées dans la stratégie est d’établir des relations informelles, non contractuelles avec des fournisseurs de services divers dans la communauté.  Ces relations informelles reflètent une extension additionnelle des responsabilités du coordonnateur dans la gestion des activités collaboratives.  Au contraire, les fournisseurs de fonds de divers programmes ou activités sous la coupole du processus NCLB sont rattachés directement au site NCLB à travers un engagement en matière de finance et de rapports.  Cette section mettra en relief les étapes que doit suivre un coordonnateur pour gérer ces relations importantes.  Il faut se rappeler que le but de la mise en œuvre d’un autre niveau de relation contractuelle est d’atteindre les objectifs indiqués dans la stratégie. Les résultats des fournisseurs de fonds doivent être en accord avec ces objectifs.

• Ayez et gardez tout sous forme écrite

- Définir et écrire la manière dont les font doivent être utilisés pour être conforme aux décisions du comité directeur;
- Définir et écrire, les exigences des rôles et des rapports de chaque fournisseur de fonds;
- Définir et écrire les exigences des critères de performance développées pour être conforme aux buts et objectifs;
- Définir la manière dont les ajustements budgétaires, les changements à l’étendu des travaux ou leur extension seront traités;
- Définir et écrire quels seront les processus de présentation des rapports seront, incluant les dates, le contenu, et ce qui se passera si les objectifs de rendement ne sont pas atteints.


• Revoir les politiques et procédures du fournisseur de fonds  

    1. Identifier les politiques et règlements du fournisseur de fonds sur la passation de contrat et clarifier cela par rapport au processus NCLB.

Comment est-ce que je mobilise les résidents communautaires?
Les résidents communautaires sont l’un des partenaires importants dans l’approche du développement communautaire par le NCLB. Avoir les résidents impliqués dans tous les aspects processus NCLB aide à garantir le fait que les buts et objectifs identifiés dans la stratégie soient conformes à la vision et aux désirs des populations qui vivent dans la communauté. 

Pour assurer que les résidents sont pleinement impliqués dans le NCLB, la stratégie mandate que les résidents sont l’un des partenaires clés requis sur le comité directeur.  Bien sûr qu’il est impossible d’avoir des représentants de tous les quartiers désignés en même temps. Cependant, les représentants de la communauté devraient faire partie de la table de discussion quand leur plan d’action communautaire spécifique se trouve à l’ordre du jour de la réunion du comité directeur.  Dans le cas des communautés OCH, les directeurs des maisons communautaires sont généralement les ambassadeurs de leurs communautés respectives aux côtés des élus de l’Association des locataires.

On s’attend également à ce que les résidents servent sur les sous-comités et fassent partie de tous les groupes de discussion.  Quoique les résidents puissent être impliqués sur les comités divers et dans les activités diverses du NCLB, il reste beaucoup de chose que le coordonnateur NCLB est supposé faire pour impliquer et mobiliser constamment la communauté.  Voici quelques étapes et activités à entreprendre pour réussir la mobilisation des résidents :

Organiser continuellement des sondages communautaires pour identifier les besoins, les questions et les inquiétudes

    1. Faire un sondage des groupes de discussion et du quartier annuellement;
    2. Examiner le plan d’action communautaire pour s’assurer qu’il est courant;
    3. Bâtir des structures de leadership solides dirigées par les résidents;
    4. Se focaliser sur l’exploitation des potentiels de l’Association des locataires en étroite collaboration avec d’autres partenaires – particulièrement le personnel OCH dans les communautés OCH;
    5. Créer des moyens de communications solides qui subviennent aux besoins de la communauté.

Publicisez le site NCLB en utilisant

    1. Réunions de quartier;
    2. Bulletins;
    3. Communiqués d’intérêt public;
    4. Site Web.
    5. Chercher les opportunités de mobilisation qui sont conformes à votre stratégie 
    6. Lier les plans aux manifestations nationales, régionale et locales;
    7. Profiter d’autres occasions communautaires (festivals, foires de rues, manifestations, campagne porte-à-porte);
    8. Récompenser les bénévoles et les célébrer;
    9. Rester facilement accessible à la communauté.

Soutien au niveau du système sous la direction du Cadre de développement communautaire (CDF)
Voyez le guide et la mise en œuvre de la stratégie NCLB qui explique la manière dont le soutien au niveau du système est fourni à travers diverses tables, telles que la table ronde du développement communautaire, des services municipaux et de transfert des connaissances. Les questions - que les partenaires peuvent être incapables d’aborder au niveau du comité directeur local ou qui ont besoin de quelle que prise de décision au niveau des politiques – sont soulevées à la table communautaire où les idées et les recommandations sont formulées. On élargit ici le soutien à la coordination pour qu’elle accède au soutien et aux conseils des autres tables. Un représentant de chaque comité directeur est présent sur la table communautaire.

Résumé :
Les collaborations et partenariats sont les éléments vitaux de la stratégie NCLB.  Après avoir terminé cette section de formation, les coordonnateurs NCLB devraient avoir une meilleure compréhension de la manière dont il faut obtenir des résultats positifs dans le travail avec le comité directeur du site, les sous-comités, et les partenaires clés.  En plus, les conseils ont été fournis sur la manière de rehausser, de fortifier, et d’assurer la subsistance des partenariats clés, et également bien sûr sur la manière d’identifier et d’impliquer les personnes intéressées. 

Au de la de la construction d’un réseau de partenaires, cette section se focalise également sur la manière dont il faut mobiliser la communauté pour atteindre les buts indiqués dans la stratégie NCLB.  Les coordonnateurs devraient avoir maintenant plus de connaissances sur la manière d’apparier les clients et les services et sur les exigences de la gestion des fonds pour les activités en provenance d’autres fournisseurs de fonds.

 

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